Privatlivspolitik & Cookie
Når du benytter dig af Ivital ApS (herefter ”vi”, ”os” eller ”vores”) tjenester gennem Ivitals stressforebyggende platform (”Ivital”), behandler vi dine personoplysninger.
I nærværende privatlivspolitik gennemgås behandlingen af dine personoplysninger.
Dataansvarlig
Vi er dataansvarlige og behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, som beskrevet i det følgende.
Vores kontaktoplysninger:
Ivital ApS
Ivar Huitfelds Gade 81
8210 Aarhus N
CVR: 43555332
Telefonnr.: +45 3131 6394
Email: [email protected]
Hjemmeside: www.ivital.dk
Behandling af personoplysninger
Overblik over behandlingsaktiviteter og behandlede personoplysninger.
Tilmelding til Ivital indtil du giver samtykke
At tilmelde dig Ivital og på den måde levere tjenesteydelser i henhold til vores samarbejdsaftale med din arbejdsgiver. At sende dig invitationer om at tilmelde dig gennem påmindelsessystemet.
Personoplysninger
Fulde navn (for- og efternavn)
Arbejdsrolle
Din arbejdsgiver
Oplysninger om din placering i organisationen
Kontaktoplysninger (arbejds-e-mailadresse)
Sundhedsordningen, du er dækket af gennem din arbejdsgiver
Region
Din fødselsdato
Dit køn
Kilde
Oplysningerne kommer fra dig eller din arbejdsgiver.
Retsgrundlag
GDPR, artikel 6 (1) (f). Vores legitime interesse er at levere tjenesteydelser til dig og din arbejdsgiver i henhold til vores aftale med din arbejdsgiver. Med dit samtykke sendes anonymiseret trivselsdata til din arbejdsgiver og generel statistik for at forebygge overbelastning. Dette gøres baseret på dine månedlige refleksionsskemaer.
Behandling af dine svar hos Ivital
Formål:
At vurdere din belastningsgrad og kropsbevidsthed for at:
Genere individuelt tilpassede øvelser, viden og vejledning
Tage stilling til om du bør anbefales en trivselssamtale
Med dit samtykke at dele din seneste data ved høj belastning — dette vurdere du fra gang til gang.
Samlet at sende anonymiseret trivselsdata til din arbejdsgiver
Personoplysninger
Almindelige personoplysninger:
Loginoplysninger
En kopi af dit samtykke til tilmelding til og brug af Ivital
Foretrukken kommunikationsform
Tidspunktet for dit sidst besvarede eller delvist besvarede
refleksionsskema
Dine svar på udsagn i refleksionsskemaet
Dine tilsendte påmindelser
Fulde navn (for- og efternavn)
Kontaktoplysninger (arbejds-e-mailadresse)
Særlige kategorier af personoplysninger i form af
sundhedsoplysninger:
Dine svar på udsagn i refleksionsskemaet
Udviklingen af din trivsel (belastningsgrad og kropsbevidsthed)
med tiden, altså udviklingen i den score, du får for at besvare refleksionsskemaet på Ivital
Scorerne, der vedrører din trivsel (genereret via profilering på baggrund af dine svar i Ivital). Hver gang du besvare refleksionsskemaet i Ivital, placeres du på en af belastningsskalaens fem niveauer, samt en af tre mulige kropsbevidsthedsniveauer.
Kilde
Personoplysningerne om dine svar og din trivsel kommer direkte fra dig, når du besvarer refleksionsskemaet i Ivital.
Retsgrundlag
Dit udtrykkelige samtykke til behandling af almindelige personoplysninger (GDPR, artikel 6 (1) (a)) og særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9 (2) (a))
Vi sender dig et månedligt refleksionsskema. Hvis din belastningsgrad er ≥50 %, beder vi dig om at booke en samtale med din trivselsansvarlige — booker du ikke en samtale og du måneden efter fortsat har en belastningsgrad på ≥50 % modtager din trivselsansvarlig anonymt besked, din trivselsansvarlig får mulighed for at bede dig (fortsat anonym) booke en samtale. Ved booking af samtale får du mulighed for at dele datagrundlaget for anbefalingen af samtalen. Yderligere bruger vi generel statistik for at forbedre vores tjenester.
Datalagring
Se kapitel 3-5.
Yderligere feedbackspørgsmål (ikke helbredsrelaterede)
Formål:
Vi eller din arbejdsgiver kan stille specifikke feedbackspørgsmål. Dine personoplysninger behandles med henblik på at vurdere dine svar på spørgsmålene og give din arbejdsgiver statistik, og generel statistik for at forbedre vores tjenester.
Personoplysninger
Dine svar på de spørgsmål, vi eller din arbejdsgiver har stillet.
Tidspunktet for dit sidst besvarede eller delvist besvarede
spørgeskema udformet af din arbejdsgiver
Dine tilsendte påmindelser om at besvare spørgsmål
Fulde navn (for- og efternavn)
Kontaktoplysninger (arbejds-e-mailadresse)
Foretrukken kommunikationsform
Kilde
Personoplysningerne kommer direkte fra dig, når du besvarer spørgsmålene.
Retsgrundlag
Dit samtykke til behandling af almindelige personoplysninger (GDPR, artikel 6 (1) (a))
Datalagring
Se kapitel 3-5.
Videregivelse af statistik til din arbejdsgiver
Formål:
At videregive anonym statistik til din arbejdsgiver.
Statistik bygger på dine personlige oplysninger, men altid anonymt, således at den ikke kan føres tilbage til dig. Det betyder, at statistik aldrig omfatter kategorier, der gør det muligt at udlede, hvem der tilhører pågældende kategori.
Personoplysninger
Almindelige personoplysninger:
Dine svar på udsagn i refleksionsskemaet og/eller feedback spørgsmål
Din placering i organisationen
Din arbejdsgiver
Oplysninger om din placering i organisationen
Kontaktoplysninger (arbejds-e-mailadresse)
Sundhedsordningen, du er dækket af gennem din arbejdsgiver
Region
Din fødselsdato
Dit køn
Særlige kategorier af personoplysninger i form af sundhedsoplysninger:
Dine svar på refleksionsskemaet
Scorerne, der vedrører din trivsel (genereret via profilering på
baggrund af dine svar i Ivital)
Sager og årsagskoder
Kilde
Personoplysningerne om dine svar og din trivsel kommer direkte fra dig, når du besvarer refleksionsskemaet i Ivital.
Retsgrundlag
GDPR, artikel 6 (1) (f). Vores legitime interesse er at levere anonym statistik til din arbejdsgiver i henhold til vores aftale.
Dit samtykke til behandling af særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9 (2) (a))
Datalagring
Se kapitel 3-5.
Forbedring og udvikling af Ivital
Formål:
Personoplysninger bruges til at generere anonym statistik for at forbedre vores tjenester, udvikle nye relevante tjenester samt sikre, at vi leverer den bedst mulige tjeneste til dig, dit team, din leder, den samlede organisation samt vores ‘øvrige kunder.
Personoplysninger
Almindelige personoplysninger:
Dine svar på refleksionsskemaet og Ivital Feedback
Din arbejdsgiver
Din placering i organisationen
Din arbejdsrolle
Din alder
Din anciennitet
Dit køn
Dit postnummer og din by
Særlige kategorier af personoplysninger i form af sundhedsoplysninger:
Dine svar på udsagn i refleksionsskemaet
Scorerne, der vedrører din trivsel (genereret via profilering på
baggrund af dine svar i Ivital)
Sager og årsagskoder
Kilde
Personoplysningerne om dine svar og din trivsel kommer direkte fra dig, når du besvarer refleksionsskemaet i Ivital.
Retsgrundlag
GDPR, artikel 6 (1) (f). Vores legitime interesse er at forbedre og udvikle vores tjenester.
Dit samtykke til behandling af særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9 (2) (a))
Datalagring
Se kapitel 3-5.
Sikkerhed og support
Formål:
At sikre sikkerheden og overvåge aktiviteten på platformen samt fejl, indtrængen mm.
At håndtere sager for dig på dine vegne.
Personoplysninger
Brugeradfærd, herunder:
- IP-adresser
- Unik bruger-ID
- Start- og slut tidspunkt for besvarelsen af refleksionsskemaet
- Login-forespørgsel (dato)
- Tilmelding (dato)
- Tilsendte påmindelser (dato)
- Systemfejl under brug af systemet
- Andre angivne oplysninger i håndteringen af en feedback eller support-case
Kilde
Direkte fra dig, når du bruger Ivital
Retsgrundlag
Vores legitime interesse er at sikre, at systemerne fungerer sikkert (GDPR, artikel 6 (1) (f))
Datalagring
Se kapitel 3-5.
Profilering
Vi anvender profilering
Vi bruger profilering for at levere de forskellige tjenester i Ivital.
Automatisk profilering
Profilering udføres automatisk via algoritme med udgangspunt i Ivitals refleksionsskemaer henholdsvis SOP© (DK: Selv-Observeret Pres | Eng: Self-Observed Pressure) og SOIP© (DK: Selv-Observeret
Interoceptiv Perception | Eng: Self-Observed Interoceptive Perception). For brugervenlighedens skyld er SOP© & SOIP© blevet konsolideret, og fremstår som et samlet refleksionsskema for brugeren.
Formål og værdi af profilering
Vi er nødt til at bruge profilering for at kunne give dig og din arbejdsgiver det fulde udbytte af Ivital.
Hvis profileringen af dine svar viser et behov for proaktiv handling, en belastningsgrad på ≥50 %, anbefales du at booke en samtale med den angivende trivselsansvarlige, såfremt denne ikke bookes og du måneden efter fortsat fremstår med høj belastningsgrad, vil din leder kunne kontakte dig anonymt og bed dig booke en samtale.
Brug af data
Personhenførbare data
Ivital-platformen er bygget med fokus på, at sikre brugernes personhenførbare data bedst muligt. Vi kan bruge din anonymiserede data til alle formål som vi ønsker det, mens vi altid vil henholde sig til datasikkerhedspolitikken og beskyttelsen af dig.
Eksempler på brug kunne være, men er ikke begrænset til:
Akademisk forskning
Analyse af anonymiseret data
Udgivelse af artikler og rapporter baseret på data
Benchmarks på platformen
Denne brug af anonymiseret data er ikke personhenførbar, men baseret på brugerens anonymiserede testresultater.
Besøg på hjemmeside
Formål:
At hjemmesiden kan fungere og for at huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer.
Personoplysninger:
Cookies og andre sporingsmekanismer
IP-adresser
Browserhistorik
Kilde:
Oplysningerne kommer fra din browser.
Retsgrundlag:
GDPR, artikel 6 (1) (f). Vores legitime interesse er at
sikre, at vores hjemmeside fungerer optimalt samt at forbedre brugeroplevelsen.
Datalagring:
Cookies kan slettes eller blokeres. Hvis du sletter eller
blokerer cookies vil annoncer kunne blive mindre relevante for dig og optræde hyppigere. Du kan desuden risikere at websitet ikke fungerer optimalt samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.
Kommunikation med potentielle kunder
Formål:
At indgå i dialog med dig om vores ydelser.
Personoplysninger:
• Navn
• Email
• Telefonnummer
Kilde:
Oplysningerne kommer fra dig, når du kontakter os.
Retsgrundlag:
GDPR, artikel 6 (1) (f). Vores legitime interesse er at kunne svare på dine spørgsmål om vores ydelser.
Datalagring:
Vi sletter vores kommunikation med dig når det står klart om du ønsker vores ydelser eller ej. Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.
Nyhedsbrev
Formål:
At sende de tilmeldte nyhedsbreve med ny information fra virksomheden.
Personoplysninger:
• Emailadresse
Kilde:
Oplysningerne kommer fra dig, når du tilmelder dig nyhedsbrevet.
Retsgrundlag:
GDPR, artikel 6 (1) (a). Dit samtykke til at modtage nyhedsbrevet.
Datalagring:
Vi vil behandle dine personoplysninger, så længe at du stadig er tilmeldt nyhedsbrevet. Ved afmeldelse af nyhedsbrevet, så stopper vi også med at sende dette til dig. Ved framelding af nyhedsbrevet, så gemmer vi dit nu tidligere samtykke i 2 år efter, at det senest er anvendt pga. forældelseskrav jf. Forbrugerombudsmandens spamvejledning afsnit 11.3.
Bogføring
Formål:
At opbevare regnskabsbilag jf. bogføringsloven.
Personoplysninger:
• Navn
• Adresse
• Ydelsesbeskrivelse
Kilde:
Oplysningerne kommer fra dig.
Retsgrundlag:
GDPR, artikel 6 (1) (c). Vores retlige forpligtelse til at opbevare regnskabsbilag..
Datalagring:
Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter at indeværende regnskabsår er afsluttet.
Jobansøgninger
Formål:
At vurdere om din ansøgning matcher et ansættelsesbehov.
Personoplysninger:
Navn
Kontaktoplysninger
Ansøgning og CV
Kilde:
Oplysningerne kommer fra dig, når du sender en ansøgning.
Retsgrundlag:
GDPR, artikel 6 (1) (f). Vores legitime interesse i at vurdere ansøgninger til ansættelse.
Datalagring:
Hvis du har sendt en uopfordret ansøgning, så vil vi med det samme vurdere om din ansøgning er relevant, og herefter slette dine oplysninger igen, hvis der ikke er et match. Hvis du har sendt en ansøgning til et opslået job, så vil vi bortskaffe din ansøgning i det tilfælde, at du ikke ansættes, og umiddelbart efter at den rette kandidat er fundet til jobbet. Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/eller ansættes til jobbet, så vil vi give dig særskilt information om hvordan, at vi behandler dine personoplysninger i denne forbindelse.
Opbevaring af data
Dine oplysninger slettes inden for syv dage, og dine besvarelser anonymiseres, således at de ikke kan føres tilbage til dig, men indgå fortsat i statistik, så frem en af følgende scenarier skulle gælde:
- Du sletter din konto
- Din arbejdsgiver fjerner dig
- Samarbejdet mellem din arbejdsgiver og os ophører.
Modtagere
Vi deler ikke dine personoplysninger med andre.
Statistikoplysninger delt med din arbejdsgiver
Din arbejdsgiver modtage statistik. Vi lægger stor vægt på, at din arbejdsgiver ikke kan identificere dig på baggrund at dine besvarelser.
Databehandlere
Vi anvender databehandlere, der gemmer og behandler personoplysninger på vores vegne i henhold til denne privatlivspolitik og gældende lovgivning. Disse databehandlere følger de instrukser, som vi har givet dem.
Overførsel af data til tredjelande
Ivital hostes på servere placeret i EU/EØS, og dine personoplysninger behandles derfor som udgangspunkt i EU/EØS.
I sjældne tilfælde kan vi dog videregive visse af dine personoplysninger til tredjelande uden for EU/EØS. I disse tilfælde sørger vi altid for, at der er indsat passende beskyttelsesforanstaltninger, f.eks. ved at bruge standardkontraktbestemmelser vedtaget og offentliggjort af Europa-Kommissionen.
Du har ret til en kopi af disse kontraktbestemmelser og beskyttelsesforanstaltninger. Se, hvordan du udøver denne ret, i kapitel 6.
Dine rettigheder
For at udøve dine rettigheder, som er specificeret i det følgende, skal du kontakte os med de kontaktoplysninger, der står i kapitel 1. Dine rettigheder er ikke absolutte og kan skulle afvejes med andres
Du har ret til at få adgang til dine persondata
Du har ret til at få adgang til dine personlysninger. Du kan således anmode om:
- Vores hjemmel til behandlingen
- Kategorierne af behandlede personoplysninger
- Modtagere eller kategorier af modtagere, som dine personoplysninger videregives til
- Tidsrummet, vi gemmer dine personoplysninger i Kilden bag personoplysningerne
- Om vi profilerer personoplysningerne
- Kontraktbestemmelser eller beskyttelsesforanstaltninger for vores videregivelse af personoplysninger til tredjelande
- En kopi af dine personoplysninger
Du kan have ret til dataportabilitet
Du kan være berettiget til dataportabilitet og altså til at kunne modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbar format. Dette gælder kun, hvis følgende kriterier er opfyldt:
1. Hjemlen for vores behandling er dit samtykke eller vores kontrakt med dig
2. Behandlingen er automatisk
3. Oplysningerne er afgivet af dig om dig.
Du har ret til at få ukorrekte personlysninger rettet
Hvis du mener, at de personoplysninger om dig, vi behandler, er ukorrekte eller ufuldstændige, har du ret til at få dem rettet.
Du har ret til at få personoplysninger slettet
Hvis du ikke længere ønsker, at vi skal behandle dine personoplysninger, har du ret til at anmode om at disse slettes.
Du kan gøre indsigelse mod vores databehandling
Du har ret til at gøre indsigelse mod, at vi behandler dine personoplysninger. Denne rettighed gælder kun, såfremt vores retsgrundlag for behandlingen kommer fra vores legitime interesser eller hensyn til almenvellet. Hvis vi ikke kan påvise legitime og vægtige grunde til at fortsætte behandlingen, sørger vi for at den pågældende behandling af dine personoplysninger stopper.
Anmode om begrænsning af dine personoplysninger
Under visse omstændigheder har du ret til begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
Du har ret til at klage til en myndighed
Hvis du agter at klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du også ret til at kontakte en myndighed. Datatilsynets kontaktoplysninger er som følger:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Telefonnummer: +45 33193200
Email: [email protected]
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Ændringer i privatlivspolitikken
Denne privatlivspolitik gennemgås løbende med henblik på at sikre, at den er opdateret. Vi forbeholder os derfor retten til at ændre privatlivspolitikken. Vi giver dig besked om væsentlige ændringer gennem appen. Den gældende privatlivspolitik er altid tilgængelig i Ivital.
Privatlivspolitikken blev senest ændret i juli 2024, og denne erstatter tidligere versioner.